مدیریت عملکرد، رویکردی جدید جهت تعالی سازمان

مدیریت عملکرد، رویکردی جدید جهت تعالی سازمان

سازمانها برای حفظ بقای خود و پیشرفت در دنیای رقابت امروز به بهبود مستمر عملکرد خود نیاز دارند. اصلاح عملکرد فردی و سازمانی کلید موفقیت در رقابت است. عواملی چون تغییر سریع، کسری بودجه، کوچک شدن و ساختاردهی مجدد و فشارهای اجتماعی برای پاسخگویی بیشتر سازمانها نسبت به عملکردشان، موجب تاکید بیشتر بر مدیریت عملکرد شده است. مدیریت عملکرد عبارت است از مجموعه به هم پیوسته ای از سیاستها و اقداماتی که روی دستیابی اهداف از طریق تمرکز روی عملکرد کارکنان تاکید دارد. به بیان بهتر مدیریت عملکرد فرایندی است مبتنی بریک سری فعالیتها و به نحوی بنا شده است که باید از طریق تضمین بهبود مستمر عملکرد افراد و گروهها در جهت اهداف راهبردی و اثربخشی سازمانی طراحی شود.
مدیریت عملکرد با تعریف و تفسیر هدفها، استراتژی های سازمانی و توجه به اهداف فردی کارکنان و استانداردهای عملکرد شروع می شود.
مدیریت عملکرد، رفتار فردی و سازمانی را ارتقا می دهد و عملکرد را از سطوح پایین تا بالا بهبود می بخشد. یافته های پژوهشی نشـــان می دهد که سازمانهایی که از مدیریت عملکرد برخوردارند دارای سود بیشتر، گردش مالی بهتر، بازاریابی قوی تر، بهره وری بیشتر، فروش بیشتر و عملکرد مالی بهتر و درآمد بیشتر هستند.
باتمام اهمیتی که مدیریت عملکرد در سازمانهای امروزی دارد، ولی متاسفانه اکثر سازمانهای ما هیچ روش سیستماتیکی را برای ارزیابی عملکرد خود که با فرهنگ و اهداف استراتژیک سازمانی همخوانی داشته باشد، ندارند.
ارزیابی به عنوان یکی از زیرشاخه های مدیریت عملکرد است، از دیدگاه سازمانی، ارزیابی عملکرد یک وظیفه ضروری و قانونی است. در یک سازمان هر فرد برای پیشرفت و نیل به اهداف شغلی، نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد. این آگاهی موجب می شود که از نقاط و ضعف عملکرد و رفتار خود مطلع شود و تمهیدات لازم را برای اثربخشی بیشتر کوششهایش به کار برد. سازمانها نیز به شناخت کارآیی کارکنان و مدیران خود نیاز دارند تا براساس آن وضعیت نیروی انسانی خود را بهبود بخشند و به این طریق بر حجم تولید و ارائه خدمات خود بیافزایند و در روند حرکتهای خود تحول مثبت ایجاد کنند.
هدف از رویکرد مدیریت عملکرد در وهله اول بهبود عملکـرد سازمانی(ORGANIZATIONAL)، کارکردی(FUNCTIONAL)، واحد(UNIT) و فردی کارکنان (INDIVIDUAL EMPLOYEE) است و دوم، هدفهای کلی زیر را نیز در بردارد:
- توسعه منابع انسانی و ایجاد اصلاحات لازم برای بهسازی منابع انسانی.
- مشخص کردن اینکه در سازمان واحدها و افراد تا چه حد در راستای اهداف و انتظارات سازمان قرار دارند.
- به دست آوردن معیارها و مبانی اصلاح فرایندهای کاری و سازمانی در آینده سازمان.
- ایجاد انگیزه بیشتر در منابع انسانی.
- ایجاد روحیه کار گروهی.
- تعیین نیازهای آموزشی کارکنان و ایجاد و اصلاح استانداردهای آموزشی مورد نیاز.
- شناخت باورها و ارزشهای ضعیف و هنجارهای ناخواسته و نیز تقویت باورها و ارزشها و هنجارهای مطلوب و ثبیت فرهنگ مناسب و موثر.
البته تحقق هریک از هدفهای بالا، مستلزم برنامه ریزی و تدوین دستورالعملهای اجرایی است.
مدیریت عملکرد یکی از ابزارهای کسب نتایج بهتر از کل سازمان، گروهها و افراد درون سازمان، از طریق درک و مدیریت نمودن عملکرد در یک چارچوب توافق شده از اهداف، استانداردها و نیازمندیهاست. به عبارت دیگر هدف مدیریت عملکرد ایجاد درکی مشترک است از آنچه باید حاصل شود. به نظر بسیاری از علمای مدیریت، هدف اساسی مدیریت عملکرد ایجاد فرهنگی است که افراد و گروهها برمبنای آن مسئولیت بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار، مهارتهای خود و مشارکت در سازمان را به عهده می گیرند.
براین اساس این باور فرهنگی که فقط مدیران در قبال عملکرد گروهها پاسخگو هستند را رد نموده و پاسخگویی را امری مشترک بین مدیران و اعضای گروه می داند. پس در مدیریت عملکرد مدیران و گروهها مشترکاً در قبال نتایج پاسخگو بوده و در مورد توافق در خصوص کاری که باید انجام دهند، نحوه انجام آن، نظارت بر عملکرد و اقدام در این زمینه مشترکاً نقش دارند.
این رویکرد مدیریتی در سازمان، رویکردی استراتژیک است و هدفش این است که سازمان را در جهت تحقق اهداف سازمانی کمک کند. لذا نیاز است تا از سوی مدیریت حمایت شود و به عبارتی باید با مدیریت سازگاری داشته باشد. رویکرد مدیریت عملکرد ارزش افـزوده ای به سازمان اضافـه می کند وهم به مدیران و هم کارکنان، جهت تحقق اهداف سازمان کمک می کند ولی آنچه از اهمیت بسزایی برخوردار است این است که کلیه قسمتهای سازمان باید در انجام آن همکاری کنند و نه فقط یک قسمت.
مدیریت عملکرد باید هدف سازمانی داشته باشد و از مدیریت ارشد شروع و در تمام سطوح مختلف سازمان اعمال شود. به عبارتی سیستمی باشد و همه از آن پیروی کنند.

فوائد مدیریت مبتنی بر عملکرد
مدیریت مبتنی بر عملکرد، با استفاده از یک رویکرد سازمان یافته، همه اجزاء تشکیلات را بر اهداف عملکرد سازمان متمرکز می کند به عبارت دیگر چیزی که در اینجا اهمیت دارد میزان حصول به نتایج هستند، نه حجم فعالیتهای انجام شده (چقدر به هدف رسیدیم نه چقدر کار انجام داده ایم).
این روش مکانیسمی را فراهم می کند که بتوان به بهترین شکل به ذینفعان و مدیریت سطوح بالاتر گزارش داد. مدیریت مبتنی بر عملکرد به همه نشان می دهد که «ما چه کاری انجام می دهیم» و از آنجایی که تمام اقدامات براساس طرح ریزی و منطبق با اهداف انجام می شود، نتیجه نهایی یک تصویر واضح از عملکرد افراد، برنامه ها و سازمان را دراختیار خواهد گذاشت.
مدیریت مبتنی بر عملکرد بر پاسخگویی تاکید داشته و برای آن بهترین چارچوب را فراهم می کند. استقرار این روش متضمن پاسخگویی برای نتایج بوده و در سایه آن تمام فعالیتها، تصمیمات، مخارج و نتایج به راحتی قابل توضیح، تعدیل وگزارش دهی هستند.
مسئولیت بهبود کیفیت بین همه مدیران و گروهها تقسیم می شود. در نظام مدیریتی مبتنی بر عملکرد نقطه عطف بین سازمان، مشتریان، کارکنـــان ومدیران را ارتقای کیفیت تشکیل می دهد. این موضوع باعث می شود که همگی افراد در ارائه درون دادهای سیستم سهیم بوده و در مقابل فرایندها و نتایج آنها احساس مالکیت کنند و بنابراین هر چه بیشتر پاسخگو باشند.