انواع کنترل و نظارت

به همین دلیل است که باید این نظر را پذیرفت که هیچ برنامه ای بدون کنترل به درستی اجرا نمی شود و کنترل نیز بدون وجود برنامه مفهوم و معنی پیدا نمی کند. اهمیت نظارت و کنترل در مدیریت به حدی است که برخی از دانشمندان مدیریت نظیر جیمز مکنزی، مدیریت و کنترل را مترادف هم دانسته اند.

انواع کنترل (از لحاظ زمان اجرا):

• کنترل آینده نگر یا پیش نگر یا هدایت کننده

کنترلی است که با استفاده از داده ها کنترل را تحقق می بخشد و قبل از آن که عملی واقع و نتیجه ای حاصل شده باشد طریق اصلاح را ارائه می دهد. به عبارت دیگر این نوع کنترل موانع و مشکلات را قبل از وقوع پیش بینی کرده و انجام اصلاحات را ممکن می سازد مثل کنترل هواپیما قبل از هر پرواز و یا کنترل پیش نگر که شکارچی نقطه ای را نشانه گیری می کند که پرنده لحظاتی بعد به آنجا خواهد رسید .
کنترل زمان وقوع یا کنترل غربالی یا «بله » ، «خیر» (کنترل حین انجام کار)
این نوع کنترل مستمرا عملیات را با اهداف از پیش تعیین شده مطابقت داده و هر نوع انحرافی را مشخص و قبل از فوت وقت اعلام می نماید، بنابراین آزمایش در هر مرحله ضروریست و از طریق پرسش هایی که جواب آنها «بله »‌ یا «خیر» است صورت می گیرد مثل آزمایشگاه دستگا ه فضا پیما.
کنترل پس از عمل یا گذشته نگر
در این نوع کنترل نتیجه اجرای عملیات با استفاده از مکانیزم بازخور با پیش بینی ها و هدف مقایسه شده و در صورت وجود انحراف اقدام اصلاحی به عمل می آید. به عبارت دیگر کنترل با استفاده از ستاده ها عملی می گردد و صرفا بر فعالیتهای انجام شده در گذشته استوار است .

• خودکنترلی : انتخابی دیگر در کنترل

شاید تاکنون درباره این مساله نیندیشیده باشید که اگر افراد خودشان خود را کنترل می کردند کار مدیریت تا چه اندازه سهل و ساده می شد. آیا می توان افراد را در سازمان ودر انجام وظایفشان «خودکنترل» کرد؟ شاید همه کوششهایی که تاکنون در زمینه تلفیق هدفهای فرد و سازمان شده است به طریقی در پی تحقق همین هدف بوده است . هدفی که در خود کنترلی دنبال می شود ایجاد حالتی است در درون فرد که او را به انجام وظایفش متمایل سازد بدون آنکه عاملی خارجی او را تحت کنترل داشته باشد . در عصر حاضر جوامع مختلف می کوشند تا از طرق گوناگون خود کنترلی را در سازمانهای خود تحقق بخشند برخی از این جوامع بر بیدار کردن وجدان فردی اهتمام می ورزند و برخی دیگر می کوشند تا از طریق تقویت حس ملیت خواهی و میهن دوستی افراد را خود کنترل سازند، اما تمامی این روش ها به علت نارسایی ها و محدودیت هایی که داشته اند تاکنون موفقیت تامی نداشته اند .
در مکتب مقدس اسلام زمینه های اعتقادی به گونه ای است که بهترین بستر رشد برای خود کنترل ساختن افراد معتقد فراهم است. فرد مسلمان معتقد، خدا را همواره ناظر و حاضر بر امور می داند، بنابراین چه کنترل باشد و چه نباشد او احساس می کند که باید بر نفس خود مسلط باشد و از جاده صحت و درستی منحرف نگردد. بر مدیران ماست که بکوشند تا با هدایت و ارشاد افراد بهترین نتیجه را از این موهبت و فرصت حاصل سازند .

• نظارت و کنترل مبتنی بر نظام تفکر روندگرا

تفکر روند گرا بدین معنی است که روند منتهی به نتیجه باید تحت کنترل قرار گیرد نه فقط خود نتیجه. ارزیابی نتیجه کار مردم به خودی خود کافی نیست بلکه مدیریت باید گامهایی را که برداشته شده مورد توجه قرار دهد و در جهت تعیین معیار مشترکی برای بهبود تلاش کند این شیوه سبب تشویق کسب اطلاعات و ارتباط مداوم بین مدیریت و کارکنان می گردد. این روند برداشت کاملا تازه ای را از علم مدیریت مطرح می سازد که براساس آن مدیریت مسوولیتی دو گانه برعهده خواهد داشت . یک بخش از مسئولیت مدیر اداره مسایل مربوط به نگهداری است (کنترل نتیجه کار) و بخش دیگر اداره مسایل مربوط به بهبود است (کنترل روند که به نتیجه خاصی منتهی گردد).
کنترل کیفی جامع طرز فکری است که بهبود روندها را توصیه می کند . اگر کارها خوب پیش روند علت آن را باید در کارکرد درست عاملی دانست که در روند ها نهفته است. باید این عامل را یافت و آن را تثبیت کرد. بنابراین ، کنترل کیفی جامع از یک طرف مسوولیت بهبود کیفیت را به عهده همه اعضای سازمان یا شرکت و همه بخش ها می گذارد و از طرف دیگر به بهبود روند انجام کارها و به عبارت دیگر کنترل  کیفیت محصول یا خدمت در هر روندی از انجام کار تاکید دارد
نظارت و کنترل کارا و اثر بخش نظارت و کنترلی است که مبتنی بر نظام تفکر روندگرا باشد که هم در عمل خود را نشان داده و هم از لحاظ تئوریک حقانیتش اثبات شده است و هم با نظام تفکر عمل به تکلیف و فرهنگ اسلامی ما سازگار است که برای رسیدن به نتایج مطلوب باید روند کارها بهبود یابند. سیستم و نظام کنترلی که با نظام تفکر روند گرا سازگار است نظام کنترل کیفیت جامع است . نظام کنترلی کیفی جامع دارای ویژگی های زیر می باشد :
١-مردم گرا است یعنی اولین و مهمترین مساله در آن کیفیت مردم است . با انسان آغاز می شود و بین نرم افزار و سخت افزار وانسان افزار اولویت و اصالت را به انسان افزار می دهد و برای ایجاد کیفیت در مردم تلاش می کند .
٢-از نظر نگرش، جمع گرا است نه فردگرا و متکی به تلاش های گروهی است نه تلاشهای انفرادی و با مسایل و مشکلات سیستمی برخورد می کند .
٣-روش برخورد آن با منابع سازمان اعم از منابع انسانی و مادی نگهداری و بهبود بخشیدن به آنهاست نه طرد و اخراج و خارج ساختن از رده و دوباره سازی .
٤-معیارهای ارزیابی در کنترل کیفی جامع فرایند و تلاش برای کسب نتایج بهتر و به عبارت دیگر بهبود روند انجام کارهاست نه نتیجه صرف که در خدمت سود آوری باشد .
٥-کنترل کیفیت شغل همگان است و همکاری داوطلبانه همه کارکنان اعم از مدیریت ارشد مدیران سرپرستان و کارگران را می طلبد .
٦-این مشارکت همگانی و همکاری عمومی باید در تمام سطوح فعالیت سازمان باشد نه فقط در سطح عملیاتی و تولید (اجرایی ).
٧-کنترل کیفیت جامع مبتنی بر تمام واقعیات نه حدس و گمان و بر داده های ملموس و کمی استوار است و از روشهای آماری استفاده می کند .
٨-در این روش کنترل نباید فاصله و شکافی بنی مدیران رده های بالا (مدیریت عالی ) و رده های پایین و کارکنان وجود داشته باشد و روابط باید دوستانه باشد .
٩-کنترل کیفیت با کارآموزی آغاز و به کارآموزی ختم می شود. یعنی باید کلیه افراد اعم از مدیریت ارشد مدیریت میانی و کارگران به طور منظم آموزش ببینند تا هرکسی بتواند مشکلات کار خود را بهتر حل کند .
١٠-کنترل کیفی جامع باید در سطح سازمان اشاعه داده شود .
١١-در همه فعالیت ها باید کیفیت بر سود اولویت داده شود با این اعتقاد که کیفیت برای کیفیت و بهبود برای نفس بهبود مطمئنترین راه برای بالا بردن قدرت رقابت همه جانبه شرکت ها و سازمان ها است و اگر کیفیت مورد توجه قرار گیرد سود به خودی خود فراهم خواهد شد .
١٢-در نظام کیفیت جامع ارتباطات نقش اساسی در تداوم و بهبود کیفیت دارد برای این منظور باید بین همه کسانی که در واحدهای مختلف سازمانی و در سطوح مختلف سازمانی و یا در مراحل مختلف تولید هستند. ارتباطات مناسبی برقرار باشد و بین همه آنها انسجام و هماهنگی و همیاری بوجود بیاید.